RTG snímky, kartotéka a zálohy

Zálohování · 28. 8. 2026

Co se stane, když o ně zubní ordinace přijde

Zeptejte se kohokoli v ordinaci, jestli zálohuje, a odpověď bude skoro jistě ano. Zeptejte se, kdy naposledy někdo ze zálohy něco obnovil, a nastane ticho. Přesně v tom tichu se schovává rozdíl mezi ordinací, která po havárii otevře druhý den, a ordinací, která tři týdny volá pacientům, že bohužel neví, co jim minule dělala.

Ordinace přitom není běžná malá firma. Má jiná data, jiné objemy a jiné zákonné povinnosti — a běžné firemní zálohování na ně nestačí.

Co všechno jsou „data ordinace"

Když se řekne záloha, většina lidí myslí kartotéku. Ta je ale jen část:

• Kartotéka a zdravotnická dokumentace — anamnézy, zápisy o ošetření, plány léčby, souhlasy

• Intraorální a OPG snímky — obvykle desítky až stovky gigabajtů

• CBCT / 3D skeny — jednotlivá vyšetření v řádu stovek megabajtů, ordinace s vlastním přístrojem se dostane na terabajty

• Databáze objednávkového systému — bez ní nevíte, kdo má přijít zítra

• Komunikace s pacienty a laboratoří — e-maily, potvrzení, objednávky protetiky

• Účetnictví, výkazy pro pojišťovny, mzdy

• Docházkový systém a kamerový záznam — také osobní údaje

A pak jedna položka, na kterou se zapomíná úplně: přístupy k systémům, ne jen data v nich. Ordinační software se dnes obvykle aktivuje účtem u dodavatele nebo je vázaný na servisní smlouvu — takže po havárii potřebujete vědět, pod čím se nová instalace zprovozní, kdo je váš kontakt u dodavatele a kde jsou přihlašovací údaje do systémů pojišťoven. Obnovená databáze vám sama o sobě nepomůže, dokud se do programu nedostanete.

Zákon vám určuje, jak dlouho musí zálohy vydržet

Tohle je bod, ve kterém se ordinace liší od účetní kanceláře nejvíc. Podle přílohy č. 3 vyhlášky č. 98/2012 Sb. o zdravotnické dokumentaci platí mimo jiné:

• dokumentace vedená registrujícím poskytovatelem v oboru zubní lékařství — 5 let po posledním poskytnutí zdravotních služeb (dřívější lhůta byla 10 let)

• grafický nebo audiovizuální záznam ze zobrazovacích metod — 10 let od ukončení posledního vyšetření pacienta

Lhůty se liší podle typu záznamu a situace pacienta, takže konkrétní případ je vždy potřeba ověřit v příloze vyhlášky nebo se stavovskou organizací. Podstatné je ale to obecné: záloha není opatření na příští týden, ale na příští roky. To má dva praktické důsledky.

Zaprvé, musíte umět obnovit i data z doby, kdy jste používali jiný software nebo jiný počítač. Zadruhé, médium, na které zálohujete, musí být za pět let čitelné — a někdo musí vědět čím.

Tři chyby, které vidíme nejčastěji

Záloha leží vedle počítače. Externí disk trvale připojený k počítači na recepci není záloha, je to druhá kopie na stejném místě. Ransomware zašifruje obojí. Voda z prasklého stoupacího potrubí zničí obojí. Zloděj odnese obojí.

Ze zálohy nikdy nikdo nic neobnovoval. Zálohovací program hlásí zeleně „dokončeno" — jenže zálohuje složku, která se před dvěma lety přejmenovala. Zjistí se to v den, kdy na tom záleží.

Zálohuje se program, ne data. Nebo naopak: exportuje se databáze, ale ne snímky, protože ty leží jinde. U ordinačního softwaru je potřeba vědět přesně, co všechno tvoří kompletní zálohu, aby šlo z ní obnovit funkční systém, ne jen kus.

Co znamená pravidlo 3-2-1 v ordinaci

Obecné pravidlo říká tři kopie, dvě různá média, jedna mimo objekt. Přeloženo do ordinace:

Kopie první je živý provoz — server nebo počítač, na kterém software běží.

Kopie druhá je lokální záloha na samostatném zařízení, ideálně na NAS, ze kterého se dá rychle obnovit. Tahle kopie řeší běžné havárie: shořel disk, někdo smazal složku, aktualizace rozbila databázi.

Kopie třetí je mimo ordinaci — do cloudu nebo na médium, které se fyzicky vozí pryč. Tahle kopie řeší požár, vytopení, krádež a ransomware. Musí být odpojená nebo nezměnitelná, jinak ji útočník zašifruje spolu se zbytkem.

K tomu dvě věci, které se v obecných článcích neříkají:

Zálohy musí být šifrované. Nosíte-li kopii zdravotnické dokumentace na disku domů, nesete zvláštní kategorii osobních údajů. Ztráta nešifrovaného disku je porušení zabezpečení osobních údajů se všemi následky.

S dodavatelem cloudu potřebujete zpracovatelskou smlouvu. Kdo pro vás zpracovává osobní údaje pacientů, musí mít uzavřenou smlouvu podle článku 28 GDPR. Není to formalita — je to první věc, na kterou se při kontrole ptají.

Číslo, na kterém opravdu záleží

Většina lidí se ptá „jak často se zálohuje". Důležitější otázky jsou dvě jiné:

Kolik práce smím ztratit? Když se zálohuje jednou denně v noci, přijdete v nejhorším případě o celý dnešní den — všechny dnešní zápisy, snímky a objednávky. U ordinace to obvykle znamená volat pacientům a doptávat se, co se dělalo.

Jak dlouho potrvá, než zase ošetřuju? To je nejdůležitější číslo ze všech. Obnovit dvě stě gigabajtů snímků z cloudu přes běžnou linku trvá dlouho — a po celou tu dobu ordinace nefunguje. Proto má smysl mít lokální kopii, ze které je obnova rychlá, a cloud jako pojistku pro nejhorší případ.

Když si tahle dvě čísla stanovíte předem, návrh záloh se udělá skoro sám. Když ne, zjistíte je až v den havárie a nebude se vám líbit ani jedno.

Zkouška obnovy: jednou za čtvrt roku, půl hodiny

Bez tohohle je všechno ostatní jen naděje. Postup je jednoduchý:

1. Vyberte konkrétního pacienta a konkrétní datum.

2. Obnovte jeho dokumentaci a snímky ze zálohy do testovacího prostředí.

3. Změřte, jak dlouho to trvalo.

4. Ověřte, že snímky jdou otevřít a že sedí k dokumentaci.

5. Zapište datum, výsledek a čas.

Pět kroků, půl hodiny, čtyřikrát ročně. Ten zápis je zároveň doklad o tom, že se o zabezpečení staráte — což se hodí nejen při kontrole.

Na co se ptát dodavatele ordinačního softwaru

• Co přesně tvoří kompletní zálohu — databáze, snímky, konfigurace?

• Co je potřeba k tomu, aby program běžel na novém počítači — účet, aktivace, váš zásah?

• Jde obnovit systém na nový počítač bez vaší asistence, kdyby nebyla dostupná?

• Kde jsou uložené snímky a zálohuje se to místo taky?

• Jsou zálohy šifrované a kdo má k nim přístup?

• Kdo je zpracovatelem osobních údajů a máme s ním smlouvu?

• Jak vypadá obnova po ransomwaru — kolik hodin, kolik lidí?

Rychlý checklist

❑ Vím, co všechno tvoří kompletní zálohu mé ordinace

❑ Existují tři kopie na dvou typech médií, jedna mimo objekt

❑ Kopie mimo objekt je odpojená nebo nezměnitelná

❑ Zálohy jsou šifrované

❑ Se všemi zpracovateli mám smlouvu podle čl. 28 GDPR

❑ Vím, kolik práce v nejhorším případě ztratím

❑ Vím, jak dlouho potrvá, než zase ošetřuju

❑ Obnovu jsme zkoušeli v posledních třech měsících a mám o tom zápis

❑ Přístupové údaje a kontakt na dodavatele softwaru mám dostupné i bez funkčního počítače

Shrnutí

Zálohování v ordinaci není otázka disku, ale otázka dvou čísel a jednoho zvyku: kolik dat smíte ztratit, jak rychle musíte být zpátky v provozu — a jestli si to jednou za čtvrt roku vyzkoušíte.

Data ordinace mají jednu nepříjemnou vlastnost, kterou účetnictví nemá: nedají se dohledat znovu. Fakturu vám znovu vystaví dodavatel, výpis banka. Snímek zubu pořízený před třemi lety neobnoví nikdo.

Zálohy, které se dají opravdu obnovit. Staráme se o IT zdravotnických zařízení a malých firem, včetně ordinací se všemi jejich zvláštnostmi — velkými snímky, zákonnými lhůtami a nulovou tolerancí k výpadku. Rádi se podíváme, jak jste na tom, a vyzkoušíme s vámi obnovu nanečisto.

+420 773 568 144 · info@magnapro.eu

Článek má informativní charakter a nenahrazuje právní poradenství. Konkrétní skartační lhůty ověřte v příloze č. 3 vyhlášky č. 98/2012 Sb. nebo u své stavovské organizace.